Vào những năm gần đây, tổ chức sự kiện đã trở thành hình thức phổ biến để PR cho thương hiệu. Song song với quảng cáo, tổ chức sự kiện là cách tiếp cận và mở rộng thị trường nhanh nhất. Vậy quy trình tổ chức sự kiện chuẩn gồm những bước nào? Thực nghiệm ra sao? Hãy để bài viết này giải đáp cho bạn. 

Trên thực tế, có rất nhiều loại hình để tổ chức sự kiện. Với mỗi một loại hình tổ chức sự kiện lại có cách thức và quy trình chuẩn tổ chức khác nhau. Để xác định loại hình sự kiện sẽ được tổ chức như thế nào, việc đầu tiên cần làm là bạn phải xác định đúng mục tiêu, chiến lược của công ty. Để từ đó, bạn có thể tổ chức sự kiện như: buổi họp báo, talkshow, giới thiệu sản phẩm, tổ chức hội thảo,…

Điều quan trọng hơn, bạn muốn xác định đúng loại hình sự kiện cần tổ chức thì bạn cần phải thấu hiểu được khách hàng. Khách hàng của bạn là ai? Trong độ tuổi nào? Có nhu cầu và đang tìm kiếm thứ gì?… Khi bạn đã hiểu được khách hàng rồi, việc tổ chức sự kiện sẽ đáp ứng đúng yêu cầu của đối tượng bạn đang hướng đến. Từ đó quyết định sự thành công của sự kiện.

I. Lập ý tưởng cho tổ chức sự kiện

Việc xây dựng ý tưởng cho tổ chức sự kiện là khâu rất quan trọng. Ý tưởng càng độc đáo sẽ càng giúp sự kiện của bạn thu hút hơn, và luôn có những công nghệ mới được ứng dụng trong tổ chức sự kiện. Chính vì thế, việc của bạn là chịu khó đi tìm hiểu và quan sát xung quanh. Sau đó bạn “biến tấu” nó cho phù hợp.

Ý tưởng tổ chức sự kiện cần dựa vào nhiều tiêu chí. Như thời gian, địa điểm tổ chức. Số lượng người tham gia. Điều kiện tài chính và nhiều yếu tố khách quan khác… Sau khi có ý tưởng cụ thể, chi tiết hãy bắt tay vào hiện thực hóa nó ngay thôi!

II. Tổ chức sự kiện cho công ty bạn

Ngân sách (Vốn) là vấn đề đầu tiên quyết định đến quy mô, hình thức tổ chức của bất kỳ sự kiện nào. Bạn cần phải cân nhắc về mặt tài chính kĩ lưỡng để có sự chuẩn bị tốt nhất. Vậy “Chúng ta cần chuẩn bị những gì để bắt đầu cho tổ chức sự kiện?”.

1. Dự kiến số lượng người tham gia. Thời gian tổ chức, chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện. Bạn muốn tổ chức trong nhà hay ngoài trời? Bạn đã có địa điểm tổ chức chưa hay cần đi thuê?
2. Liên hệ nhà cung cấp thiết bị…
3. Trong khi sự kiện diễn ra, phần nội dung sự kiện nên chia ra thành từng phần sẽ giúp nội dung kéo dài mà không nhàm chán. Đầu hoặc giữa buổi hãy chuẩn bị một bàn tiệc trà nhẹ nhàng để làm điểm tâm cho khách mời. Chỉ những chi tiết nhỏ vậy thôi nhưng cũng sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo của “chủ nhà”.
4. Bên  cạnh đó, bạn cũng có thể tổ chức một số hoạt động giải trí xen kẽ sự kiện nhằm làm cho không khí tươi mới, sôi nổi. Tuy nhiên, cũng cần cân nhắc hoạt động phù hợp với nội dung sự kiện.
5. Kết thúc sự kiện, ở khâu hậu kỳ cũng không kém phần quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Khi kết thúc bạn cần phải cử một vài nhân sự để tiễn khách ra về. Bên cạnh đó cần thu dọn kiểm tra thiết bị đã sử dụng. Thanh toán hợp đồng với các đơn vị có liên quan. Và họp ban tổ chức để rút kinh nghiệm cho sự kiện sau.

Hồng Trà Quân chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, thuê trang thiết bị sự kiện. Chúng tôi cam kết sẽ làm bạn hài lòng về chất lượng và dịch vụ của chúng tôi. Nếu bạn có thắc mắc gì về Hồng Trà Quân, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn miễn phí tận tình nhất:

Hotline: 0935123456

Email: trahongquan@gmail.com

Địa chỉ: 95 Nguyễn Trung Trực, khu phố 4, Dương Đông, Phú Quốc, Kiên Giang